Parque del Recuerdo: La ruta hacia una empresa analítica gracias a GovMS-Microsoft

Cuando Parque del Recuerdo decidió que ya era hora del cambio y resolvió implementar la solución en la nube PowerBI + Microsoft SQL Server 2016 Enteprise, jamás imaginó la importante transformación que experimentaría, especialmente su gestión de finanzas.

Con 38 años de experiencia en la escena local, Parque del Recuerdo hoy es uno de los líderes del mercado que por séptimo año consecutivo ha sobresalido en el lugar número 12 de las Mejores Empresas para trabajar en Chile, según el ranking anual elaborado por Great Place to Work®. De igual forma, la compañía cuenta con la certificación de Empresa B, gracias a su compromiso con sus colaboradores y sus familias, los clientes, las comunidades y el cuidado al medio ambiente. Su actual oferta contempla servicios de calidad tales como sepultación, ceremonias, necesidad inmediata, cinerarios, corredora de seguros, recaudación, cobranza, inmobiliaria y mantención de parques.

Hasta febrero del 2017 la organización utilizaba la herramienta de Business Intelligence denominada Pentaho para integrar y gestionar toda su información, pero ésta se había convertido en una verdadera “piedra en el zapato, la que molestó por mucho tiempo”, grafica Jorge Chartier Jefe de Gestión Tecnológica de Parque del Recuerdo. “Ello debido a que no llegaba la información a todas las unidades de negocios y el despliegue de la data era muy precario, incluso chocante para el usuario final. Pasaba que la información se encontraba desactualizada, no siempre estaba disponible para el usuario, y al desplegarla, el sistema arrojaba la data en formato Excel, con interminables campos y sin ninguna capa de análisis”.

“Lo anterior impactaba especialmente en el departamento de finanzas”, recuerda Chartier. “Al no existir análisis de la información, los usuarios de finanzas estaban obligados a trabajar y a desmenuzar la data a mano, para poder extraer los KPI y demás indicadores financieros que necesitaban. De hecho, todos los resultados y reportes financieros se hacían manualmente”.

¿Resultado?, los cierres financieros de cada mes implicaban 10 días de arduo trabajo. “Era irónico, teníamos una herramienta BI pero no estábamos haciendo inteligencia de negocios con la información, y ello estaba empezando a afectar las proyecciones de nuestro negocio a largo plazo. Al no contar con información analítica, no podíamos tomar decisiones estratégicas como por ejemplo, prospectar a potenciales clientes. En consecuencia, éste y otros proyectos de crecimiento del negocio iban quedando status quo”, sentencia el ejecutivo.

Fin al complejo escenario

Así, Parque del Recuerdo decidió no dilatar más el complejo escenario y puso manos a la obra. “Si bien todas las soluciones de Business Intelligence cumplen con los mismos objetivos, la visión de Mirosoft fue la que más nos sedujo. Esto por varios motivos. Microsoft es la marca con la que siempre hemos trabajo, en seguida teníamos la posibilidad de acceder a una tecnología que nos brindaba escalabilidad a futuro, además de contar con una suite de herramientas colaborativas entre sí y que también eran escalables”, describe Chartier.

La oportunidad de acceder a precios más competitivos y la atractiva posibilidad de trabajar con los partners de Microsoft, llevó finalmente a Parque del Recuerdo a encontrarse con GovMS (Consultores de proyectos de Inteligencia de Negocios y Analítica Avanzada especialista en tecnología Microsoft).

Este sería el comienzo de una larga, pero exitosa alianza. “Realizamos un diagnóstico inicial en la plataforma del cliente, que nos permitió entender cuál era el actual escenario tecnológico, pero no olvidamos lo fundamental que requiere todo cambio tecnológico: las personas”, recalca Eduardo Avendaño, Co-Founder & Gerente Comercial TI de GovMS. “En ese contexto determinamos el nivel de información que requería cada uno de los usuarios y logramos comprender cuál sería el factor preponderante para el éxito. Así nace y se declara la Instalación de Capacidades”.

La apuesta tecnológica

GovMS determinó que la solución en la nube PowerBI + Microsoft SQL Server 2016, sería la elegida para propiciar el gran cambio, gracias a una serie de atributos tecnológicos:

1.- Un motor de base de datos OLTP que permite, entre otros aspectos, particionar las tablas de bases de datos, indexar columnas, procesamiento en paralelo, optimizaciones en modelos de tipo estrella y seguridad con autenticación básica y cifrada.

2.- Un servicio de integración (SSIS) que permite conectarse a sus distintos orígenes de datos, incluyendo componentes adicionales para Oracle (hoy su DBCore) como Attunity. Ello posibilita un lenguaje común a la hora de desarrollar extracciones, transformaciones y cargas rápidas de datos entre los desarrolladores de este tipo de soluciones. Adicionalmente, el equipo consolida la facilidad de desarrollar en estos componentes.

3.- Un servicio de alto rendimiento de procesamiento y análisis de información (SSAS). La decisión de incorporar una base de tipo OLAP en SQL Server Analysis Services ha sido útil, para mantener en una etapa inicial a los usuarios líderes que usan información utilizando su precisado Excel, mermando así el impacto del cambio a la nueva tecnología.

4.- Un servicio de reportería operativa. En sus inicios, este servicio fue un gran aliado y sigue siéndolo, ya que logra un efecto positivo de cambio en los usuarios. SQL Server Reporting Services permitió asegurar el flujo continuo de productos de información sobre usuarios líderes, y muy especialmente, asegurar la entrega del mismo nivel de servicio que brindaba la antigua herramienta BI. En definitiva, un servicio que ofrece un lugar único, una forma de navegar y contener la información única.

“Pese a que PowerBI + Microsoft SQL Server 2016 es muy intuitivo en su uso, de todas formas se requería de capacitación y de nuevos conocimientos”, precisa Chartier. Este es el momento en que los usuarios de Parque del Recuerdo entran en escena para aprender a usar la nueva herramienta.

La instalación de capacidades

“La Instalación de Capacidades apunta a que el usuario sepa hacer lo mismo que nosotros”, explica Avendaño de GovMS, “en el fondo, que se transforme en un usuario autónomo y esto requiere de una real instancia de transferencia de conocimientos, donde ponemos énfasis en el ´aprender haciendo”.

Bajo esta visión, GovMS procedió a dividir estratégicamente a los usuarios de Parque del Recuerdo en usuarios de negocio, usuarios técnicos y desarrolladores, quienes experimentaron el proceso de Instalación de Capacidades, a través de un procedimiento que fue acordado de manera gradual. Así fue como se trabajaron las siguientes iniciativas:

1.- Para el equipo de desarrollo de software compuesta por cinco personas:
a.- Capacitaciones conceptuales de SQL Server y sus servicios
b.- Clases de Inteligencia de Negocios
c.- Clases de Metodología de Diseño de Modelamiento Dimensional
d.- Capacitaciones “Aprendiendo-Haciendo” de SQL Server Integration Services
e.- Capacitaciones “Aprendiendo-Haciendo” de SQL Server Analysis Services
f.- Capacitaciones “Aprendiendo-Haciendo” de SQL Server Reporting Services

2.- Para el equipo de negocios PowerBI:
a.- Dashboard in a Day de Microsoft a sus principales ejecutivos de la plana Gerencial con la participación de 80 usuarios en las oficinas de Microsoft:
b.- Dashboard in a Day de GovMS a sus principales ejecutivos de la plana intermedia y administrativa con la participación de 120 personas en dos sucursales de Parque del Recuerdo.

El insospechado resultado

Ya ha transcurrido un año desde la migración a la nueva tecnología de Microsoft y las capacitaciones iniciales, y los resultados ya están a la vista. “La elaboración de los informes financieros de cierre pasó 10 a 0 días. En otras palabras, la información financiera ahora siempre está actualizada y disponible en forma diaria. Por ende, los cierres son mucho más rápidos y transparentes para los controladores de gastos”, subraya Chartier.

Pero eso no es todo. “Ahora todos los usuarios de la organización pueden crear sus propios reportes gráficos con sus respectivos cuadros de mando, ello son ahora ´dueños de la información”, recalca el ejecutivo. “Esto es algo que antes no ocurría y obligaba al área de desarrollo de TI a generar todos los reportes. Ahora todo es compartido y el área de TI ahora sólo se enfoca en elaborar aquellos reportes más complejos”.

Lo anterior se ha traducido en un clima de mayor motivación en la empresa, especialmente entre los desarrolladores de TI. “Sin duda, hay mucho más entusiasmo porque los desarrolladores han crecido y se han dado cuenta de que todos estos nuevos conocimientos de Business Intelligence les ha abierto un nuevo mundo de posibilidades en el quehacer informático”, asegura Chartier. “Ellos ahora son especialistas en las herramientas de Microsoft, lo que ha dado paso a la creatividad y a la propuesta de nuevas ideas y proyectos”.

“Hoy por fin contamos con información analítica disponible y ello nos permite tomar mejores decisiones y retomar proyectos que se encontraban estancados, como por ejemplo, prospectar nuevos clientes y anticiparnos a potenciales escenarios”, puntualiza el ejecutivo.

“Pero sin el apoyo de GovMS y Microsoft no lo hubiéramos logrado”, advierte Chartier. “Fue realmente emocionante ver cómo 200 usuarios de nuestra compañía se capacitaban en la nueva tecnología. Y el día que partimos con toda la plana comercial a las oficinas de Microsoft para el Dashboard in a Day, nos recibió el Gerente General de Micrtosoft Chile en un clima de mucha camaradería. Esta cercanía y respaldo nos inyectó mucha confianza en nuestro proyecto de transformación tecnológica. Por su parte, nuestro socio tecnológico GovMS estuvo con nosotros desde el primer día y fue sobresaliente en la calidad e integridad de sus servicios. Su consultoría, diseño, capacitación, implementación y soporte han sido un aporte valiosísimos”.

“Aún nos queda un horizonte de trabajo de cinco años más junto a GovMS, pero cada vez más nos acercamos a nuestra meta de convertirnos en una empresa analítica”, concluye Chartier.